Macro 内置 CRM 怎么用：记录自动生成、阶段全靠手动、Email Sync 决定谁看得见
如果你是冲着”Macro 自带 CRM”来的，第一件要搞清楚的事不是它有多少字段，而是两个更现实的问题：我的工作区里为什么找不到 Customers 视图，以及**“记录自己建自己”到底自动到哪一步**。这两个问题在官方文档里都有明确回答，只是分散在 CRM、权限、团队、属性几篇里，得拼起来看。
先说结论式的一句话：Macro CRM 的自动化只发生在”记录的诞生与更新”这一层——谁是联系人、属于哪家公司、最近一次互动是什么时候，这些由流经 Macro 的团队邮件推出来；而”这家公司现在处在管线的哪个阶段”，官方文档写得很直白，Macro 目前不知道，靠人去标。把这条线划清楚，你对它的期望就不会跑偏。
本文只依据 Macro 官方文档整理机制、字段与配置项，不涉及实际使用体验和任何未在文档中出现的数字。
先确认你到底能不能用：灰度 + 团队开关
官方文档在 CRM 页顶部挂了一条说明：CRM 正在逐步放量（rolling out），如果你的工作区里还看不到 Customers 视图，说明它还没到你的账号。这是第一层门槛，不是配置问题，等就完了。
第二层门槛是团队开关。文档另有一条提示：已经有 CRM 但看不到线索，说明它需要为你的团队启用——在团队设置里打开，或者找团队管理员开。所以”看不到”要分两种情况处理，先判断是灰度没到还是团队没开，别在设置里乱翻。
还有一层是团队本身的前提。CRM 是被官方明确定位成团队功能的，而团队没有免费方案，每个成员都需要付费席位。换句话说，一个人用 Macro 的话，CRM 这块的价值大半用不上——它的核心机制（邮件自动共享给同事）本身就依赖”有同事”。
记录是怎么”自己长出来”的：按邮箱域名归并
Macro 的做法是把 CRM 挂在邮件流上。官方描述的机制是：团队里有人给一个外部联系人发邮件时，Macro 就为对方创建一条联系人记录，并按邮箱域名把联系人归并成公司——所有 @acme.com 的人归到同一条 Acme 记录下。每条联系人记录会跟踪首次互动与最近一次互动，因此一段关系的完整历史是自然攒出来的，不需要跑导入器，也不需要手工填字段。
还有一条容易被忽略的细节：通用的工具类、供应商类域名会被过滤掉。这意味着你不会因为团队注册了几十个 SaaS 就在 Customers 里看到几十家”公司”。
这套机制的前提很硬——邮件必须真的流经 Macro。Macro 官方文档说明它以 Google 账号登录，邮箱同步来自 Gmail 或 Google Workspace，并支持多账号汇入同一个收件箱。邮箱这一层怎么接、多账号怎么统一，见邮箱怎么连、多账号统一收件箱。
看板的七个阶段，以及”阶段必须手动”这件事
打开 Customers 默认进的是看板视图：每家公司是一张卡片，落在它当前阶段的那一列里，拖动卡片就是推进管线。官方列出的列（阶段）是固定的一组：
| 阶段 | 含义 |
|---|---|
| Lead | 线索 |
| Qualified | 已确认有效 |
| Demo | 演示阶段 |
| Trial | 试用阶段 |
| Negotiation | 商务谈判 |
| Customer | 已成为客户 |
| Churned | 已流失 |
| No stage | 还没被放进管线的公司 |
关键的一句在文档里写得毫不含糊：记录会自己创建，但阶段全部是手动的。Macro 目前不知道一家公司处在管线的什么位置，需要靠你来区分线索和客户；新建的记录一律停在 No stage，直到团队里有人把它挪走。
这条对使用方式的影响比听起来大。你会得到一份”所有跟我们通过邮件的外部公司”的全集，但它不是管线——把它变成管线是一次人工分拣。所以团队上手 CRM 的第一件事，通常是把 No stage 那一列清一遍，而不是急着看报表。
列表视图：四个可以直接编辑的参数
不喜欢卡片的话，官方文档说明可以从顶栏的切换控件换成 List 视图。列表把卡片换成行：每家公司一行，每一列是一个可以就地编辑的参数。文档列出的可编辑参数有四个：
| 参数 | 说明 |
|---|---|
| Stage | 公司在管线中的位置（Lead 到 Churned，或 No stage） |
| Owner | 负责这个客户的团队成员 |
| Revenue | 你为这个客户标注的价值 |
| Last Interaction | 最近一次同步到的邮件 |
工具栏里的 Group 和 Filter 用来重排这张表，按 Last Interaction 列排序则可以把最近有来往的客户顶上来。这四个里只有 Last Interaction 是自动更新的（来自同步过来的工作区邮件），另外三个都要人填——又一次印证了前面那条分界线。
需要更多字段的话，走的是 Macro 全局的属性系统，而不是 CRM 专有的自定义字段。官方文档里，CRM 记录和文档、任务、邮件共用同一套属性类型：字符串、数字、布尔、日期、单选/多选、实体引用、链接。ENTITY 类型可以指向 User、Company、Contact、Document、Project、Channel、Chat、Task、Thread 等，这也是”CRM 不是一座孤岛”的技术底子。属性的完整规则见 properties：给任何东西挂结构化字段。
Email Sync 与隐藏：谁能看到这家公司的邮件
CRM 也是 Macro 邮件自动共享落地的地方，规则集中在一个开关上：
- 对某家公司打开 Email Sync 后，团队与这家公司往来的邮件线程会在 CRM 里对同事可见，不必为了同步上下文而互相转发；
- 关掉它，记录还在，但线程回到”只有参与者可见”的状态；
- 团队管理员还可以整个隐藏一家公司或一个联系人，把它连同线程一起从团队视图里移走。
角色边界也很清楚：成员看得到可见记录；管理员和所有者可以编辑记录、切换 Email Sync、管理被隐藏的记录。
有一条例外规则值得单独记住，官方文档专门提示过：CRM 记录的共享由团队决定，而不是由提及决定。在频道里 @ 一家公司或一个联系人并不会把它共享出去——这和文档的行为不一样（文档被提及就会共享给频道全体成员）。Macro 其余部分的共享逻辑是”频道式共享”，CRM 在这里是特例。这套模型的全貌见权限模型：谁能看到什么。
让 agent 直接读写 CRM：走 MCP
CRM 文档里给了一条明确的接入路径：可以通过 Macro 的 MCP server 操作 CRM，连接入口在 Settings → MCP server。
服务端点是远程的，不需要在本地跑进程，客户端连接时通过 Macro 的 OAuth 流程完成鉴权；官方说明 MCP 访问在所有方案上都可用，包括 Free。
https://mcp-server.macro.com/mcp
以 Claude Code 为例，官方给的添加命令是：
claude mcp add --transport http macro https://mcp-server.macro.com/mcp
对 CRM 来说，真正用得上的是三个实体类工具：ListEntities 浏览实体（可以用 includeTypes 过滤类型、用 sortBy 选择 recently_viewed / recently_updated / recently_created 排序），GetEntityProperties 按 entity_id + entity_type 读属性，SetEntityProperty 写属性。写入时要注意，property_definition_id 得先从 GetEntityProperties 的结果里取，不同数据类型走不同的取值参数（string_value、number_value、date_value、option_id 等）。这几个工具的参数细节见实体类工具：列实体、取属性、改属性。
把这条路走通之后，“阶段全靠手动”这个限制就有了一个绕法：判断逻辑写在你自己的 agent 里，由它调 SetEntityProperty 去落 Stage。但要清楚这是你自己搭的自动化，不是 Macro 提供的能力。
什么时候不适用，以及哪些事文档没解决
不适用的情况，我会先劝退这几类：
- 邮件不走 Gmail / Google Workspace 的团队。整套记录生成机制建立在邮件同步之上，源头没接上，Customers 里就是空的。
- 需要开箱即用的销售管线自动化。阶段推进、线索评分这类事，官方文档明确说明当前不做，得靠人或靠你自己接 MCP 写。
- 一个人用。CRM 的价值集中在团队共享（Email Sync、隐藏、Owner 分工），而团队需要每人一个付费席位。
- 管线需要”交易（Deal）“这一层的团队。官方文档描述的 CRM 对象是联系人与公司，公司上挂 Stage、Owner、Revenue；一家公司同时跑多个独立交易该怎么表达，文档里没有给出说明。
还没解决 / 文档未说明的：
- 阶段自动化：文档只说”目前 Macro 还不知道公司在管线的什么位置”，没有给出后续计划的时间口径。
- 非邮件渠道的记录来源（例如表单、导入 CSV）：官方文档强调的是”不用跑导入器”，但也没说明如果你手上已有一份存量客户名单该怎么灌进去。
- 灰度范围与开放节奏：只有”正在放量”这一句，没有可核对的时间表。
真要评估它，我的建议是把顺序倒过来：先确认团队邮件是不是已经全量跑在 Macro 上，再看灰度到没到，最后才去比字段。前两条不成立的时候，后面所有能力都是空转。
延伸阅读
- 从头读起：Macro 是什么：邮件、任务、文档、CRM 共用一个双向数据库的开源工作区
- 本专题共 40 篇，完整分组目录见专题页
- Macro 的文件夹和标签到底该怎么分工：一个是文档的字段，一个是跨类型的属性
- Macro 的片段（snippets）怎么用：分号唤起、团队共享，以及官方文档没写的那部分
本文依据 Macro 官方仓库（github.com/macro-inc/macro，AGPL-3.0 协议）的 apps/docs/ 产品文档、
MCP 工具参考与自托管说明整理，核对日 2026-08-17。
我们没有注册或运行过 Macro，因此不涉及界面外观与操作手感；
官方标注为计划中的能力文中已如实标明，不代表当前可用。
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