用 WorkBuddy 批量转换文件格式：指令模板、试跑流程与验收清单

2026-08-08

一个季度攒下来的文档，往往是几十上百个散在一个目录里：客户发来的 Word、系统导出的 CSV、扫描后转的 PDF、自己随手记的 Markdown。等要归档或者往知识库里塞，才发现格式对不上，得一个个另存为。

这活儿没有技术含量，纯粹是重复劳动，正是该外包出去的那一类。WorkBuddy（Tencent WorkBuddy）的官方 Overview 里，批量文件处理这一项下面列的就是自动整理、重命名、转换文件格式。但真正的坑不在”能不能转”，而在”转完之后还剩多少”。

一、先认清转换的真正难点：格式会掉

跨格式转换从来不是无损的。这不是某个工具的毛病，而是格式之间的能力本来就对不上——PDF 有固定版面，Markdown 根本没有版面概念；Word 有页眉页脚、批注、修订痕迹，CSV 只有行和列。多出来的部分必然要丢掉一些。容易出问题的通常是这几处：

容易丢的东西	典型场景	后果
样式与排版	Word → Markdown	标题层级塌成正文，缩进和字号全没了
页眉页脚、页码	Word / PDF → Markdown	直接消失，或者混进正文变成噪声
批注与修订痕迹	Word → PDF	要么全丢，要么全部渲染出来
公式	Word / PDF → 任意格式	变成乱码、图片，或者干脆空掉
图片位置	任意方向	图还在，但跑到段落末尾或文末堆成一片
表格结构	PDF → Excel/CSV	合并单元格被拆散，跨页表格断成两张

这张表的用处是：它决定了你的指令里该写什么、验收时该看哪里。不能只说”帮我转成 Markdown”就撒手，得把”哪些必须保留”提前说死，再在验收时专门盯这几处。转换任务里绝大多数返工都出在这一步没说。

二、动手之前确认两件事

第一件是它读不读得动源文件。 官方常见问题里有一条专讲无法读取图片、PDF、Excel、Word，给出的常见原因是当前模型不支持对应文件类型，或者没装相关插件与 Skill；官方做法是切换到支持图片或文档输入的模型，并在插件或技能市场安装文档处理类插件与 Skill。选模型可参考官方那张分工表（Excel 与数据分析归 MiniMax M2.5、中文文档处理归腾讯混元、图片转文档归 Kimi K2.5），文档同时注明实际可用模型列表可能随产品版本、账号类型和服务可用性变化。

第二件是目录和备份。 官方建议按任务类型分别建目录，便于管理也降低误操作风险；转换任务照做，源文件一个目录、产出一个目录。备份更不能省，官方上手技巧第 8 条写得很直接：它可能改过头，删掉你想保留的内容、打乱原有格式，成熟的用法不是期待它永不出错，而是提前准备好回退方案，改文档表格前先复制一份备份，文件名加 _备份 或当天日期。官方 FAQ 还记了一个案例：有用户下发整理桌面的指令后，执行完发现部分文件疑似丢失，官方给的做法是执行前先备份，出问题后优先检查目标目录与回收站。批量转换动的文件只多不少。

三、指令怎么写：四要素加两条硬约束

官方在创建任务的文档里把任务描述归为四要素——目标是什么、输入是什么、输出格式是什么、有什么约束条件。转换任务套进去，再补上两条这个场景特有的硬约束：

【目标】把一批 Word 文档批量转换为 Markdown，用于导入知识库。

【输入】读取 D:/资料/2026Q2待转 目录下全部 .docx 文件，
不处理子目录，不处理临时文件（以 ~$ 开头的文件跳过）。

【输出格式】生成 .md 文件，统一保存到 D:/资料/2026Q2待转/output-md 目录，
文件名与源文件同名，只改扩展名。
文档中的图片单独导出到 output-md/images 子目录，正文中用相对路径引用。

【约束】
1. 输出到新目录，不要覆盖、不要移动、不要删除源目录下的任何文件；
2. 必须保留：标题层级（对应 Markdown 的 # 到 ####）、列表结构、表格、
   图片及其在正文中的位置、超链接；
3. 页眉页脚和页码不要写进正文；批注和修订痕迹不要保留；
4. 遇到无法转换的文件（加密、损坏、格式异常）跳过，不要中断整批，
   最后统一列一份清单，写明文件名和跳过原因；
5. 全部转换完成后，输出一张对照表：源文件名、输出文件名、
   源文件大小、是否有图片、是否跳过。

这段指令里有四处是特意加的：

输出文件类型必须写死。 官方 FAQ 里有一条叫”生成的文件打不开”，给出的常见原因就是未在需求中明确指定输出文件类型，官方做法是下达任务时明确说明要生成的是 Word、Excel、PDF 还是 Markdown。别写”转成文本格式”，直接写 .md、.xlsx、.pdf。

“输出到新目录、不覆盖源文件”单独成条。 就地覆盖的话源文件就没了，发现转丢了内容也回不去。官方在远程遥控的使用建议里说，涉及删除、覆盖、批量移动时先要求预览；想更保险，可以在指令末尾加一句”执行前先列出你打算处理的文件清单和输出路径，等我确认后再开始”。

“必须保留什么”和”必须丢掉什么”分开写。 第一节那张表就是拿来填这两条的。只说”保留格式”太空，AI 得猜你在意的是标题层级还是字体字号。

遇错跳过、最后出清单。 批量任务里一定有几个异常文件，不写这一条，它可能卡在某个文件上停住，或者中途报错整批半途而废。

四、别一上来就跑整个目录

官方上手技巧第 2 条叫”小步快跑”，主张把大任务拆成独立小目标、一次推进一步，好处是每步都能确认方向，发现偏了及时拉回，而不是最后整份推翻。批量转换正是它的典型场景：

第一步，挑一两个代表性文件试跑。 挑结构最复杂的那份——带表格、带图、带多级标题的，而不是最简单的。简单文件转成功不说明任何问题。

第二步，看结果，改指令。 打开产出看标题层级对不对、图片跑没跑位、表格散没散。有问题直接在同一个会话里说，不用重写整段提示词——官方文档说明继续追问时它会基于之前的上下文处理，无需重复描述背景，比如”表格保留原来的列顺序”。

第三步，指令定型了，再把输入路径换成整个目录放开跑。

模式选择顺带说一句。官方三种模式里，做一做（Craft）直接执行任务并修改文件，想一想（Plan）先生成执行计划、确认后再操作，第一次跑选 Plan 更稳妥。文件特别多时建议分批——官方在讲运行缓慢时提到要减少一次性过长过大的复合任务，必要时拆成多个独立任务并行处理；任务卡住没响应，官方做法是点发送任务处的”停止任务”按钮，切换其他模型或重新执行历史任务。

五、交付物长什么样

跑完应该拿到三样东西：转换后的文件，落在指定的 output 目录、文件名与源文件对应；附属资源，比如抽出来的图片，在 images 子目录；一张对照表和一份跳过清单，这是验收的凭据（贴在对话里或存成 CSV 都行）。

产物和文件变更可以在右侧结果区看，官方文档说明那个面板展示产物、全部文件、变更、预览等视图。转换完先在这里扫一眼变更清单，确认它动的都是 output 目录里的文件、没碰源目录，比一个个开文件快。

六、四步验收，一步都别省

第一步，数量对账。 源目录有多少个待转文件，output 目录就该有多少个产出，加上跳过清单里的条数，两边要能对上。对不上无非两种：有文件被静默漏掉，或者有文件被合并了，都得查清楚。

第二步，抽查打开。 别只看文件列表，实际打开三五个，重点看有没有乱码。官方在讲回复乱码、胡乱输出时给的做法是先切换模型测试、把复杂任务拆成更小步骤，对转换任务同样适用。

第三步，照着”必须保留”清单逐项查。 标题层级有没有塌、表格有没有散、图片还在不在原位、超链接有没有变成纯文本，第一节那张表列的六类就是查的顺序。有公式的文档尤其要单独看。

第四步，确认源文件没被动过。 看源目录的文件数量和修改时间，确认它只读不写。这一步花不了十秒，省下的是”发现转错了却回不去”的最坏情况。

四步里最不能省的是第三步。数量少了、文件打不开，错误显眼；而标题层级塌了、图片挪了位、合并单元格被拆散，文件照样能打开、看着也正常，往往要等到用的时候才发现。

七、三类文件，别交给它

第一，需要精确还原版式的正式文件。 合同、盖章件、报送表单、有固定版式要求的申报材料，价值有一半在版式上。跨格式转换保不住精确版式，转完还得人工逐页对。真要转，也只该转成用于阅读的副本，正式那份保持原格式。

第二，有复杂公式的文档。 Word 的公式对象、PDF 里已渲染成图形的公式、Excel 带引用的计算式，转到别的格式几乎必然打折扣——Excel 转 CSV 更是直接把公式变成计算结果。有这类内容的，要么别转，要么转完逐个人工核。

第三，加密文件。 加了密码的 PDF、受保护的 Word、设了权限的 Excel，读都读不进去。这类应该在指令里就列进跳过范围，你解密后再单独处理。

还有一种值得单说：源文件本身就乱。扫描件转的 PDF 其实是图片、没有文字层，Excel 里合并单元格套合并单元格——转出来的质量取决于源文件质量。与其反复调指令，不如先把源文件规整一遍再转。

小结

批量转换文件格式，能交出去的是重复劳动，交不出去的是”哪些内容不能丢”这个判断。指令按目标、输入、输出格式、约束四要素写，输出格式写死到扩展名，“不覆盖源文件”和”必须保留哪些元素”各自单独成条；先拿一两个最复杂的文件试跑，指令定型再放开整目录；产出按数量对账、抽查打开、照清单查样式、确认源文件未动四步验收。