行政人员怎么用 WorkBuddy：台账、登记表与通知草稿的指令模板和验收清单

2026-08-08

行政这活儿的难处不在单件事多难，而在一天能被打断二十次：上午核固定资产台账，十点有人来借投影仪要登记，中午要拟一份体检通知，下午财务问上个月会议室用了几次。每件事拆开都不复杂，但格式、口径、经手人各不相同，混在一起做，串味是迟早的事。

交给 WorkBuddy（Tencent WorkBuddy）这类桌面 Agent，收益有两块：台账这种字段固定的东西它不会写着写着改列名；通知、制度这类有套路的文本它能先搭出骨架。但第二块有条硬线，第三节单独讲——通知类的产出只能是草稿。

一、先把摊子分开：一件事一个任务、一个目录

最容易犯的错是把所有活儿堆在同一个对话里。上午刚定完资产盘点的口径，下午让它写体检通知，它很可能把资产编号那套字段习惯带过去。官方文档给了两条对策，一起用：

每个对话对应一个独立任务，任务之间互不影响，各自维护独立的工作空间与上下文，支持多任务并行处理。
工作目录建议按任务类型分别建目录（文档举的例子是发票整理、周报、待处理照片这种分法），便于管理也降低误操作风险。

《10 个上手技巧》里还有配套一条：每个会话就是一张独立工作台，聊得太长出现”前说后忘""越聊越跑偏”时不要硬撑，直接开新任务把关键背景重说一遍。

落到行政岗，四个目录、各开各的任务就够用：资产台账（明细、盘点、报废，字段固定逐月累加，最怕格式漂移）、会议室与用品（登记高频小额，重点是不漏记）、通知草稿（签发前必须人工过）、汇总归档（只做加工，不改原始数据）。

分开还有个好处是权限能分开管。WorkBuddy 权限分两档：默认权限下涉及文件修改、工作空间外执行时需要你确认；完全访问权限减少确认步骤，官方写明仅建议在信任当前任务时使用。台账改坏了不好恢复，就用默认权限，让它动手前问一声。

二、台账类：字段先定死，格式咬住不放

台账真正的灾难不是某个月记错一条，而是每个月的表长得都不太一样——这个月叫”购置日期”，下个月叫”入账时间”，再下个月多出一列”备注 2”，到年底汇总光对齐列名就得花一天。

所以下指令时字段清单要一个不少地写进去，并且明说”不许自行增删列”。官方《创建任务》给的任务描述四要素是目标 / 输入 / 输出格式 / 约束条件，套到固定资产台账上是这样：

【目标】把本月新增的固定资产登记进现有台账，不新建文件。

【输入】读取 D:/行政/资产台账/固定资产台账.xlsx 作为主表；
本月新增记录在 D:/行政/资产台账/待录入/ 目录下的采购单与验收单里。

【输出格式】在主表末尾追加行，列名严格沿用主表现有这几列，
顺序不变、不得增删：资产编号 / 名称 / 规格型号 / 数量 / 单价 /
购置日期 / 使用部门 / 使用人 / 存放地点 / 状态。
日期一律写成 2026-08-08 格式，金额只填数字不带货币符号。

【约束】1）资产编号按主表现有规则顺延，不要自己发明新规则；
2）单据上没有的信息一律留空，并单独列一张「信息缺失清单」
   写明哪一行缺哪一列，不要替我推测；
3）改动前先把主表复制一份备份，文件名加当天日期；
4）追加完成后告诉我一共追加了几行。

三处是特意加的。“不得增删列” 是全篇最重要的一句，缺了它它很容易好心地帮你加一列”折旧年限”，这个月你没发现，下个月的表又没这列，年底就是两套结构。“缺失信息不要推测” 是防编：单据上没写使用人，它填个部门负责人的名字看着很合理，盘点时却对不上号。“先备份” 出自官方技巧第 8 条——它可能”改过头”，删掉你想保留的内容、打乱原有格式；官方讲工作模式时也重复过：处理重要文件前请先备份。

会议室和用品登记同理，只是更琐碎，关键是每次录入的粒度一致：会议室固定”日期 / 时段 / 会议室 / 申请部门 / 申请人 / 实际使用情况”，用品领用固定”领用日期 / 物品 / 规格 / 数量 / 领用人 / 部门 / 剩余库存”，指令照抄上面四要素换字段即可。

交付物落在指定目录下的原表里，右侧结果区能看到本次产物和文件变更。别让结果只留在对话里——对话会滚走，台账得落成文件。

三、通知稿：能写初稿，但只能是草稿

官方《实践案例》第二篇讲文档生成与编辑，明确把”通知""制度”列进适用范围，做法是直接描述文档目标、对象、语气和结构要求；生成后可以继续说”整体语气再正式一些""请为每个流程环节补充一条注意事项”，它会在原有内容上接着改。

起草通知确实省事——骨架无非事由、时间、地点、参加范围、准备什么、联系人。

但这里有一条不能商量的红线：对外的、全员的通知，必须人工签发。 措辞、时间、责任人写错一个字就得发第二封更正——而”更正通知”本身就是一次事故，大家看到的不是”行政纠正得及时”，而是”行政发错了”。周报写岔可以私下改，全员通知发出去就收不回来。

所以指令里要直接把它的角色钉死成”起草”：

【目标】起草一份对内通知的初稿，供我修改后由领导签发。这是草稿，不是定稿。

【输入】要点如下（以下信息一个字都不要改动、不要补充）：
事由：2026 年度员工健康体检；参加范围：全体正式员工；
时间、地点、联系人：均为待定，我自己填。

【输出格式】Markdown 文件，存到 D:/行政/通知草稿/，文件名带今天日期。
正文结构：标题、正文、注意事项、落款。

【约束】1）凡标「待定」处一律原样保留「待定」二字，
   严禁替我填任何时间、地点、人名、电话；
2）公司与部门名称用「XX」占位，我来填；
3）语气正式简洁，不要写"为进一步提升员工幸福感"这类套话；
4）文件第一行写「本文为草稿，未经签发不得发布」。

最后那条”第一行写草稿标记”，是防止草稿被误当成定稿转发出去——文件躺在共享目录里，别人看见就用了。

改稿走官方那套多轮方式即可：技巧第 3 条给了四种手法，直接指出问题（“太长""语气太正式""第三段逻辑不通，重写”）、换角度重述需求、补充限制条件、切换角色视角，官方的比喻是像指导一个很勤奋、但需要反馈的实习生。如果单位的通知有固定模板，把往期那份丢给它当样本——技巧第 6 条说得直接：一个好的参考样本胜过十行抽象要求。

四、验收：台账查三处，通知逐字核

这一步不能省，尤其通知。

台账三查：

查字段。列名、列顺序跟主表一模一样吗？有没有多出来的列？每次都要看，漂移是悄悄发生的。
对数量。它追加了几行、你手上有几张单据，两个数必须相等，对不上就是漏读或重复读了文件。
看缺口清单。它列出的”信息缺失”逐条处理掉，别留到下个月。

通知逐字核： 时间、地点、人名、电话、部门名称——一个字一个字看。特别盯两类：一是它把”待定”自作主张填上了（尤其填了个很合理的时间）；二是它把你给的信息换了说法，“全体正式员工”变成”全体员工”，一字之差，实习生和外包要不要来就成了问题。

核完还有一步跟 AI 无关：交给该签发的人签发。这一步永远是人的。

五、周期性事务，跑顺了再上自动化

行政有一批事掐着日子来：每月末资产盘点提醒、每周一汇总上周会议室使用情况、每季度整理用品库存。这类正好落在官方给的自动化判据上——重复性高、规则明确、无需实时人工干预。官方《自动化》文档说明该功能配置完成后按设定时间执行并把结果存到指定目录，配置项有名称、工作空间、提示词、模型和技能、定时规则以及是否推送到小程序。

用之前记住两点。第一，先手动跑通再固定，指令还在反复改就设成自动任务，等于每周自动产出一份要返工的东西。第二，能自动的只有”生成”，不包括”发出去”：会议室周汇总自动跑没问题，那是内部数据；凡是通知，自动产出的仍然只是草稿。官方技巧第 4 条讲得很直白，自动与远程执行意味着它在你看不见的地方自主行动，做了超预期的操作你未必来得及叫停。

另外，自动化任务数量受套餐档位限制，各档能建几个不一样，以官方定价页为准。

六、这几类活儿，别交给它

对外正式公文。 有文号、要归档的公文，格式和用语规范不是”看起来对”就行，得按单位的行文规则来。

涉及人事与薪酬的通知。 调岗、离职、调薪、绩效相关的文字都别进这条流水线：内容一个字不能错，而且把它们放进 AI 能读的工作目录本身就不合适——你把哪个目录授权给它，它就能读哪个目录。分目录不是洁癖，是必要的隔离。

需要盖章的文件。 要盖章就要走审批，走审批的东西必然要人逐字确认。

需要判断的事。 某台设备该不该报废、某笔采购该不该批、哪个部门用量异常要不要提醒——它能把数据摆出来，之后的结论是你的活儿。官方在专家中心的说明里也提醒过：AI 生成内容仅供参考，无法替代专业判断。

小结

三句话：按事务类型分任务、分目录，别让它们串味；台账把字段清单写进指令，咬死格式不许增删列；通知只当草稿，时间地点人名逐字核完再交人签发。它省掉的是抄录、归类、拼格式这些机械动作，省不掉的是核对和签字。